• Matrícula del o los vehículos.
• Seguro vigente.
• Descripción de la carga especial, indicando de qué tipo de carga se trata, si es indivisible o cualquier razón que justifique que no pueda ser fraccionada.
• Nombre y RNC o cédula del propietario, si el transporte es contratado también debe agregarse nombre y cédula o RNC del transportista.
• Copia de las licencias de conducir del (los) conductor(es).
• Código de Identificación Vehicular (CIV) de los vehículos (cabezotes y remolques) que realizaran el transporte, obtenido de su inscripción en el Registro Nacional de Vehículos de Transporte de Carga.
• Descripción del vehículo y la carga, especificando las dimensiones y peso por ejes y cualquier otra condición que requiera permiso especial. (Diagrama o dibujo del tren de carretera con dimensiones y pesos por ejes).

Información de tránsito y vialidad que indique al menos los siguientes datos:

1. Origen, ruta de recorrido y destino de la carga
2. Fecha y horario en que se realizará el transporte (preferiblemente en días y horarios no laborables: sábado, domingo y días feriados y fuera de hora pico), nunca en feriados de semana santa, navidad, año nuevo ni fines de semana largos.
3. Intersecciones dentro del trayecto que requieran atención a los anchos de giro.
4. Obstáculos de altura (cables, letreros, semáforos, otros), obras de arte y cualquier otra situación que represente riesgo a la seguridad vial.
5. Medidas correctivas y preventivas a daños, si hubiere obstáculos en la ruta.